O tempo passa, o comércio digital e a contratação à distância normalizam-se, mas por vezes os utilizadores têm dúvidas sobre a validade das assinaturas electrónicas. Ainda mais quando sabem que existem assinaturas electrónicas simples, avançadas e qualificadas. Algumas empresas que oferecem serviços e produtos à distância também têm as mesmas dúvidas. Quais são as respostas? A resposta curta é: São válidas as assinaturas electrónicas simples, avançadas e qualificadas que seguem as caraterísticas definidas no Regulamento (UE) n.º 910/2014 eIDAS. Mas cada uma delas tem a sua própria utilização e a sua capacidade nos processos judiciais . Esta é uma parte da longa resposta que podes ler abaixo.
Junta-se a nós?
1) Assinaturas electrónicas e digitais – são a mesma coisa?
Não, não são a mesma coisa, embora sejam termos por vezes utilizados indistintamente e possam parecer sinónimos.
A assinatura eletrónica é um conceito jurídico de aceitação de conteúdos, cujo principal objetivo é atestar a vontade do signatário. O Regulamento (UE) 910/2014, conhecido como eIDAS, define as assinaturas electrónicas nas suas três variedades: simples, avançada e qualificada.
Uma assinatura digital é um mecanismo criptográfico, uma técnica de cifragem e decifragem que modifica os dados de um documento para o tornar ininteligível para um destinatário não autorizado. Faz parte da assinatura eletrónica avançada e qualificada e garante a integridade dos dados e a identidade do remetente. A assinatura digital também significa que o remetente não pode negar que enviou a mensagem assinada.
Há um terceiro conceito que aparece por vezes: assinatura digitalizada. A definição, neste caso, é simples. É o traço de uma assinatura manuscrita convertido em imagem depois de a digitalizar ou de a fazer num ecrã tátil. É, portanto, equivalente a uma simples assinatura eletrónica.
O regulamento eIDAS define as caraterísticas comuns das diferentes assinaturas electrónicas para todos os países da União Europeia. Este regulamento surgiu com o objetivo de construir um espaço de confiança em torno das relações digitais (transacções e comércio eletrónico) entre os estados-membros. Duas caraterísticas importantes deste regulamento são que, por um lado, uniformiza a experiência, os direitos dos utilizadores e as obrigações das empresas, independentemente da sua localização no território da União. Por outro lado, o seu conteúdo não teve de ser transposto, tendo sido aplicado diretamente em todos os países da UE. Mais rápido e menos sujeito a interpretações.
2. tipos de assinatura eletrónica: simples, avançada, qualificada
O regulamento eIDAS distingue três tipos de assinatura eletrónica em função dos seus níveis de segurança, da sua capacidade de garantir a integridade do conteúdo assinado e da garantia de identificação do signatário.
2.1 Assinatura eletrónica simples
Esta é a forma mais simples de um utilizador assinar digitalmente. Como tal, tem as suas vantagens e desvantagens. Entre as primeiras está a rapidez de implementação em qualquer processo e sistema. Pode ser, por exemplo, um simples clique numa página web. Por outro lado, é impossível identificar o signatário de forma inequívoca com este sistema, pelo que só é adequado para questões com baixo risco legal. Um exemplo rápido é a caixa para aceitar os termos e condições gerais na compra de um bilhete para um concerto.
2.2 Assinatura eletrónica avançada
O regulamento eIDAS estipula: “uma assinatura eletrónica que cumpra os requisitos referidos no artigo 26º”. E estes requisitos são, resumidamente: deve estar ligada de forma única ao signatário e permitir a sua identificação. Além disso, tem de ser “criada utilizando dados de criação de assinatura eletrónica que o signatário possa utilizar, com um elevado nível de confiança, sob o seu controlo exclusivo” e, finalmente, tem de ser protegida contra modificações posteriores. Quaisquer alterações que ocorram após a assinatura devem ser detectáveis.
A capacidade deste sistema para provar que o signatário é quem diz ser é muito elevada. O seu nível de segurança e integridade também o é, mas tem de ser demonstrado através de elementos como, por exemplo, selos temporais ou provas que também têm de ser guardados em segurança.
A assinatura avançada é combinada com sistemas de identificação e autenticação digital para cumprir a primeira das condições estabelecidas pelo eIDAS. A sua implementação é recomendada para processos de assinatura complexos ou com necessidade de uma ampla garantia legal. Entre as principais vantagens que a Customer Comms pode oferecer às empresas que nos confiam os seus processos de assinatura avançada, destacam-se as seguintes
- Segurança
- Elevada taxa de conversão: geramos confiança no signatário graças à conceção de um processo de assinatura personalizado que respeita sempre a marca da empresa. Isto traduz-se numa redução das taxas de abandono do processo de contratação.
- Capacidade de integrar a assinatura em qualquer tipo de processo, de forma a procurar a melhor experiência para o utilizador.
- Eficiência e produtividade para a empresa e para o signatário
- Redução de custos
- Processos de recrutamento simplificados e personalizados.
- Conformidade regulamentar garantida
- Garantia de inviolabilidade e integridade dos documentos assinados e recolha de provas.
2.3 Assinatura qualificada
“A assinatura eletrónica qualificada tem efeitos jurídicos equivalentes aos de uma assinatura manuscrita”. E se se basear “num certificado qualificado emitido num Estado-Membro, é reconhecida como assinatura eletrónica qualificada em todos os outros Estados-Membros”. É o que diz o eIDAS no seu artigo 25.
Este tipo de assinatura eletrónica tem, por isso, as maiores garantias legais e chega mesmo a inverter o ónus da prova. Na sua criação deve estar envolvido um certificado qualificado e um dispositivo qualificado de criação de assinaturas, para além de sistemas que assumam as caraterísticas exigidas para as assinaturas electrónicas avançadas.
O nível jurídico da assinatura qualificada é o mais elevado, mas também a sua complexidade técnica e a sua integração nos sistemas da empresa e nos processos de assinatura. Este sistema é muito utilizado, por exemplo, nas relações dos signatários com as administrações públicas ou, num caso reconhecido por todos, com a Agência Tributária. Mas estes não são casos únicos de utilização, longe disso, e algumas plataformas, como a nossa, oferecem-no para casos em que é necessária uma segurança jurídica extrema.
3. Assinaturas electrónicas: escolher um fornecedor
A implementação de uma solução de assinatura eletrónica é um dos passos mais importantes para um processo de transição digital bem sucedido na sua empresa. É por isso que é importante escolher um fornecedor que permita integrar com segurança uma ferramenta nos seus sistemas que possa ser adaptada aos diferentes níveis de assinaturas electrónicas para contratos com funcionários, clientes e fornecedores.
Na Customer Comms oferecemos às empresas uma solução completa de assinatura que se adapta às necessidades de cada processo de negócio. Esta solução baseia-se na nossa própria tecnologia, a nossa plataforma CertySign, e complementa e orquestra tecnologias de terceiros para construir a cerimónia de assinatura mais adequada a cada caso.
A nossa solução permite lançar, rastrear, certificar e salvaguardar processos de assinatura simples, avançada ou qualificada, complementando-os com processos de verificação de identidade e autenticação que os tornam ainda mais robustos. E fá-lo com agilidade na sua implementação, redução de custos, otimização da experiência do utilizador, redução de papel e maior segurança quer em termos legais quer na minimização de erros.
Esta plataforma, denominada CertySign, combina vários aspectos: o da conformidadea conformidade, tendo em conta o regulamento eIDAS, a garantia jurídica enquanto prestador de serviços electrónicos qualificado e de confiança e a experiência do utilizador (quer se trate de clientes, fornecedores ou empregados) são três delas.
4. Inovação: Sala de Assinatura Virtual.
Assinatura eletrónica de documentos com “fator humano
A nossa Sala de Assinatura Virtual é uma plataforma inovadora que permite incluir o fator humano na assinatura remota de contratos complexos, através de sessões de videoconferência guiadas e seguras nas quais participam os signatários e os profissionais da tua empresa, com a possibilidade de assessoria em tempo real. A modalidade de assinatura eletrónica escolhida por cada empresa é perfeitamente integrada na sessão, bem como o sistema de identificação e autenticação das pessoas que têm de assinar.
A utilização desta plataforma é particularmente adequada para a celebração de contratos em que seja necessário ou conveniente um aconselhamento personalizado ou a participação de terceiros. Por exemplo, na compra e venda de casa, em empréstimos hipotecários, em apólices de seguro complexas ou em contratos em que também estejam envolvidos advogados.
A Sala de Assinatura Virtual oferece um novo conceito de experiência do utilizador para este tipo de operações complexas, que se traduz em elevados níveis de conclusão, e que oferecemos através do nosso parceiro OneSpan.