Como é que as companhias de seguros podem garantir a entrega e a validade de documentos e reclamações por correio eletrónico certificado

Uma das áreas que mais beneficiará com a incorporação de comunicações digitalizadas é a das companhias de seguros. É fácil de compreender se considerarmos que grande parte da sua atividade implica uma troca constante de documentos. Mas é ainda mais evidente se pensarmos na possibilidade de gerir os sinistros através de um e-mail certificado.

Em seguida, analisa:

• As vantagens da incorporação do correio digital certificado nas companhias de seguros: legalidade, segurança e economia de tempo e de custos.
• Utilizações mais interessantes do correio eletrónico certificado para uma companhia de seguros: apólices, sinistros, notificações legais e administrativas.
• Orientações para a implementação de correio eletrónico certificado.
• Os elementos essenciais para garantir a sua validade jurídica: a forma como são redigidas e enviadas, a sua conservação e o acompanhamento das notificações.

Estás a pensar em automatizar as comunicações na tua empresa? Explicamos-te como o fazeres com e-mails certificados.

O sector dos seguros é um sector altamente regulamentado, onde os direitos dos segurados são protegidos e onde as entidades reguladoras prestam especial atenção. Isto traduz-se em processos muito ponderados, com prazos específicos e comunicações que devem poder ser comprovadas como tendo sido efectuadas em tempo útil.

Embora continuem a ter o seu lugar em determinados procedimentos.

As certificações postais convencionais tornaram-se obsoletas em comparação com as vantagens de optar por formatos digitais:

• Entrega garantida e receção verificada
  O e-mail certificado permite-te utilizar a opção de aviso de receção, que confirma que foi recebido e que foi aberto. Um passo muito simples, basta selecionar esta opção antes de enviar a mensagem.
  Aprende passo a passo como enviar um e-mail certificado e garantir a segurança da tua mensagem.
• Segurança e proteção de dados sensíveis
  Todas as etapas do envio de documentos electrónicos certificados são realizadas nas condições mais discretas. Desde a redação e anexação dos documentos, uma vez que és tu que escolhes o local e a hora em que não há pessoas por perto, bem como o destinatário da mensagem.
  Além disso, o processo de certificação digital tem as máximas garantias de segurança. Não te esqueças que existe um mediador externo indispensável, o prestador qualificado, que atesta a inalterabilidade de todos os dados.
• Poupança de tempo e custos operacionais
  O e-mail é praticamente instantâneo. Todo o processo pode ser efectuado do início ao fim sem sair do posto de trabalho. Além disso, todo o procedimento pode ser efectuado por uma única pessoa. É claro que isto não tem nada a ver com a preparação de documentos em papel e a transferência para uma estação de correios.

Em termos de custos económicos, o correio digital certificado é muito mais barato do que o seu equivalente postal.

Aqui podes analisar mais detalhadamente as economias de custos operacionais da digitalização das tuas comunicações jurídicas.

• Envio de apólices e contratos
  Já referimos a validade jurídica destas comunicações digitais certificadas, razão pela qual são utilizadas para a assinatura de contratos ou apólices de seguros. Além disso, de qualquer modificação ou cláusula que seja acrescentada ou eliminada. E toda a documentação é mantida em conjunto, o que facilita a sua consulta.
  Ao incorporar a assinatura digital, reforças a validade jurídica dos contratos.
• Gestão de sinistros e reclamações
  Os e-mails certificados permitem um acompanhamento muito preciso de cada etapa do processo de um sinistro ou reclamação. Evita a perda ou extravio de documentos, o que pode atrasar os procedimentos, ou mesmo ultrapassar os prazos.
  Esta rastreabilidade das comunicações resulta numa maior segurança jurídica para uma seguradora face a desafios ou litígios com os seus clientes.
• Notificações legais e administrativas
  Prazos de validade, renovações e até a confirmação de um sinistro. São procedimentos do quotidiano de uma companhia de seguros que são simplificados com a automatização das comunicações através do correio digital certificado.
  Descobre porque é que o bureaufax certificado é uma excelente forma de automatizar as comunicações jurídicas de uma empresa .

Sempre que uma empresa vai adquirir uma nova ferramenta para gerir qualquer uma das suas actividades, é aconselhável fazer uma análise prévia da situação. Quais são as principais operações, que pessoas as gerem ou quais as principais necessidades? Estas são algumas das questões que devem ser avaliadas para que possas tomar a decisão mais eficiente.

É um passo que, naturalmente, serve para escolher o serviço de mensagens digitais mais adequado para uma empresa. No caso das companhias de seguros, recomendamos que tenhas em conta estas considerações:

• A experiência do cliente é melhorada se lhes forneceres um sistema de comunicação digital omnicanal. Para além do e-mail, coloca à sua disposição outros canais (SMS, WhatsApp, publicações na Web ou bureaufax), todos com certificação.
• A sua integração nos sistemas de gestão de seguros (EMS), para simplificar os processos e automatizar a gestão das comunicações.

A chave é a escolha de um prestador de serviços de comunicações electrónicas qualificado. É este interlocutor externo que garante a autenticidade do envio, da receção e do conteúdo.

Insiste em que estes fornecedores tenham passado por uma análise minuciosa das autoridades competentes para verificar se cumprem a regulamentação em matéria de segurança e privacidade nas comunicações digitais. Trata-se de um domínio hiper-regulamentado e em constante evolução e estes serviços profissionais estão a par de todas as alterações. E são também essenciais para as questões de cibersegurança.

Uma vez assegurado este primeiro aspeto, as companhias de seguros têm a sua própria responsabilidade de garantir a validade jurídica das entregas digitais que efectuam. Acima de tudo, é essencial prestar atenção a estes três aspectos.

Conteúdo e formato das mensagens electrónicas certificadas

Em qualquer mensagem ou notificação que deva ter valor probatório, a forma pode ser tão importante como o conteúdo. Na maioria dos casos, as respostas e as notificações em resposta a um pedido ou a notificação da abertura de um pedido devem incluir uma série de dados essenciais.

Nos procedimentos clássicos baseados em papel, os formulários eram preenchidos. Isto reduzia as probabilidades de erros ou omissões, que poderiam levar a que uma transação fosse contestada ou invalidada.

Preservação e arquivo de provas

Ninguém pensaria em rabiscar as páginas de um contrato ou deixar uma reclamação espalhada pela secretária de um escritório. A mesma abordagem deve ser transferida para as comunicações digitais.

Para manterem todo o seu valor probatório, devem ser conservados e armazenados sem modificações ou alterações posteriores. É igualmente importante que cada documento individual possa ser localizado rapidamente quando necessário.

Acompanhamento e controlo das notificações

A forma mais prática e eficiente de gerir todas as comunicações digitais certificadas de uma seguradora é tirar partido de plataformas que combinem envios omnicanal online (SMS, WhatsApp, web, e-mail…) e offline (Postal) e que permitam a rastreabilidade dos envios omnicanal, uma vez que estes são rastreados através da rastreabilidade dos envios.

Desta forma, a seguradora pode adaptar-se às preferências específicas de cada tomador de seguro, Conheces a nossa plataforma CertySign? Uma ferramenta que colocamos à disposição da tua empresa para facilitar a gestão dos teus e-mails certificados.

O correio eletrónico certificado é uma excelente forma de gerir as respostas aos sinistros recebidos por uma seguradora. No MailComms Group, vamos ainda mais longe. Contacta-nos em e descobre o nosso serviço completo de notificações certificadas.