Índice
- Vantagens do correio eletrónico certificado para as PME
- Vantagens do correio eletrónico certificado para as grandes empresas
- Passos para incorporar o correio eletrónico certificado na estratégia digital da tua empresa
- Perguntas frequentes sobre o correio eletrónico certificado e a transformação digital nas empresas
A decisão de automatizar as comunicações e a gestão de documentos está a tornar-se cada vez mais importante para a sobrevivência das empresas. Influencia aspectos tão diversos como a redução de custos e a melhoria das relações com clientes e parceiros.
Implementa um serviço de correio eletrónico certificado é tão benéfico para as pequenas empresas como para as grandes. No entanto, com algumas diferenças que analisaremos de seguida.
Apresenta a repartição desta informação:
- Vantagens do correio eletrónico certificado para as PME
- Vantagens para as grandes empresas.
- Como implementar o correio eletrónico certificado em qualquer empresa.
É assim que as comunicações jurídicas são automatizadas com o correio eletrónico certificado nas empresas.
Vantagens do correio eletrónico certificado para as PME
As PME são pequenas ou médias empresas. Legalmente, têm menos de 250 trabalhadores e um volume de negócios anual não superior a 43 milhões de euros. Em Espanha, são um motor essencial da atividade económica do país. De facto, de acordo com os dados do Ministério da Indústria, representam a esmagadora maioria das empresas activas.
Dado o seu peso na economia nacional, não é de estranhar que sejam alvo das políticas de transformação digital promovidas pelas autoridades espanholas e europeias. A implementação do correio eletrónico certificado é uma forma muito eficaz de dar passos no sentido de automatizar as suas comunicações.
- Redução de custos e otimização de recursos
A primeira poupança é direta e refere-se às despesas relacionadas com a impressão, o envio e o tratamento dos documentos (papel, tinta, envelopes, portes…).
Há que acrescentar um outro ponto muito importante, que tem a ver com possíveis reclamações legais. Lembra-te de que, com o e-mail certificado, os erros, enganos ou extravio de documentos são reduzidos.
Por último, optar por um mecanismo tão simples e rápido significa que a mesma pessoa pode encarregar-se de todo o processo. Um pormenor particularmente interessante para uma pequena empresa, onde o pessoal é normalmente muito reduzido.
Desta forma, as comunicações digitais reduzem os custos operacionais. - Melhorias na comunicação e gestão de documentos
Mais uma vez, tendo em conta que as PME têm menos pessoal, o correio eletrónico digital certificado permite que a comunicação com clientes e fornecedores seja mais fluida e imediata. Estes têm a sensação de serem melhor atendidos e de que os seus pedidos são resolvidos com a máxima eficiência. - Conformidade simplificada
Ao contratar um fornecedor de serviços qualificado e de confiança, não há necessidade de se preocupar com a não conformidade com osregulamentos de proteção e segurança de dados.
Descobre: Guia para enviar um e-mail certificado.
Vantagens do correio eletrónico certificado para as grandes empresas
As empresas de maior dimensão tendem a ter menos problemas de ajustamento orçamental ou de falta de pessoal. Por outro lado, a burocratização ou a complexidade dos fluxos de comunicação conduzem frequentemente a atrasos ou a falhas na gestão dos documentos, com consequências graves.
Por este motivo, estas empresas valorizam especialmente estas três vantagens da utilização do correio digital certificado nos seus processos de gestão de documentos.
- Escalabilidade e automatização do fluxo de trabalho
Não é necessário deslocar-se de um departamento para outro para recolher documentos ou perder tempo a pedir autorizações aos superiores. A digitalização permite simplificar todos estes processos e também reduz a possibilidade de perda ou desvio de documentos. - Integração com os sistemas ERP e CRM
Uma grande empresa dispõe normalmente de equipamentos informáticos complexos com os quais gere a atividade dos seus diferentes departamentos (RH, jurídico, financeiro). A vantagem do correio eletrónico certificado é a integração com os seus sistemas existentes, o que evita atrasos ou problemas de compatibilidade. - Segurança e rastreabilidade nas comunicações empresariais
O volume de comunicações costuma ser diretamente proporcional à dimensão de uma empresa. Quanto maior a empresa, mais notificações, reclamações, orçamentos, ordens de pagamento são tratados.
O e-mail certificado permite o rastreamento em tempo real de cada mensagem, mantendo sempre a máxima segurança dos dados e total confidencialidade.
Passos para incorporar o correio eletrónico certificado na estratégia digital da tua empresa
É importante analisar as necessidades da tua empresa em termos de notificações certificadas, o volume de notificações, os canais de comunicação utilizados e se precisas de personalizar mais ou menos o nível de reforço da validade jurídica.
Tudo isto irá ajudar-te a tomar a decisão chave sobre qual o serviço de correio eletrónico certificado mais eficaz para a tua empresa. Uma vez ativado o serviço, é interessante que haja uma formação mínima do pessoal, sobretudo, para que conheçam as possibilidades desta ferramenta e, assim, tirem o máximo partido dela.
Analisa as vantagens da digitalização das comunicações e a forma de a implementar.
Perguntas frequentes sobre o correio eletrónico certificado e a transformação digital nas empresas
Porque é que o correio eletrónico certificado é fundamental para a digitalização das PME e das grandes empresas?
É uma ferramenta essencial para automatizar as suas comunicações e melhorar a gestão documental, garantindo a validade legal das mensagens. Além disso, é simples de implementar e poupa tempo e custos.
Quais são as principais diferenças na utilização do correio eletrónico certificado entre as PME e as grandes empresas?
As PME beneficiam, sobretudo, da otimização dos recursos, da redução dos custos e da simplificação do cumprimento da regulamentação.
No caso das grandes empresas, o que é mais valorizado é a possibilidade de integração nos seus sistemas ERP e CRM, a automatização dos fluxos de trabalho e uma maior rastreabilidade do enorme volume de comunicações que gerem.
Que desafios comuns enfrentam as empresas quando implementam o correio eletrónico certificado?
De facto, a implementação deste sistema de comunicações digitais certificadas não coloca qualquer dificuldade, nem para as grandes nem para as pequenas empresas.
De facto, não têm de fazer alterações no seu equipamento informático, nem têm de recrutar pessoal com competências específicas. Além disso, o custo da contratação deste serviço é imediatamente compensado pela poupança nos custos de correio clássico e noutros custos indirectos.
É possível integrar o correio eletrónico certificado com outros sistemas digitais existentes na empresa?
É claro que isso não deve ser um problema, embora dependa sempre do desempenho, do conhecimento e da qualidade do prestador de serviços com quem este serviço é contratado.