Índice
- Como o correio eletrónico certificado melhora a administração dos contratos de trabalho
- Utilização de correio eletrónico certificado para contratos com clientes e fornecedores
- Aspectos fundamentais da implementação do correio eletrónico certificado na gestão de contratos
- Perguntas frequentes sobre a gestão de contratos com correio eletrónico certificado
O processamento de contratos é uma parte essencial da gestão de uma empresa. O e-mail e-mail certificado tem plena validade legal e combinado com a assinatura eletrónica permite-lhe encarar estas negociações e acordos de uma perspetiva mais vantajosa. É uma ferramenta que proporciona agilidade e minimiza o risco de erros, simplifica o processo e permite uma comunicação mais discreta.
Descobre o nosso serviço de correio eletrónico certificado e duas áreas em que a sua aplicação é particularmente eficaz: o trabalho e as relações com os seus clientes e fornecedores.
A seguir, desenvolvemos estes pontos:
- Vantagens do correio eletrónico certificado para o recrutamento de mão de obra.
- Aplicações do correio eletrónico certificado em acordos com fornecedores e clientes.
- Conselhos sobre como implementar eficazmente os correios digitais certificados na gestão de contratos de uma empresa.
É assim que podes automatizar as comunicações da tua empresa com o correio eletrónico certificado.
Como o correio eletrónico certificado melhora a administração dos contratos de trabalho
As relações entre uma empresa e os seus trabalhadores devem ser geridas com especial cuidado e sensibilidade. É uma área onde são tomadas decisões que afectam a vida das pessoas e, ao mesmo tempo, têm um impacto decisivo no desenvolvimento da empresa.
Pouco há a acrescentar para compreender a importância de otimizar a gestão destes contratos e comunicações. Qual é o interesse de dar prioridade à utilização do correio eletrónico certificado nos contratos de trabalho? Estes são os benefícios mais específicos:
- Automatização de tudo o que está relacionado com a gestão documental
Isto significa, sem dúvida, uma poupança considerável em termos de tempo, pessoal e custos para a empresa. Mas não menos interessante é a redução de erros, um aspeto particularmente valorizado pelo trabalhador. - Entrega e receção de contratos com sucesso
A entrega por correio eletrónico registado é confirmada imediatamente. O funcionário não precisa esperar para receber o contrato e conferir se ele reproduz exatamente o que foi acordado com a empresa. Mas, além disso, se houver alguma reclamação ou sugestão de alteração, também é imediata.
Essa agilidade ajuda a reduzir o estresse do funcionário durante o processo de contratação. E permite que a empresa reduza o tempo de integração dos seus colaboradores, com o consequente impacto positivo na produtividade. - Compromisso com a sustentabilidade
Qualquer pessoa consciente da importância de cuidar do ambiente está sempre disposta a fazer a sua parte. A gestão digital dos contratos de trabalho é uma oportunidade para reduzir o consumo de papel e de tinta. Além disso, reduz a pegada de carbono em caso de deslocação física.
Estas são as chaves para utilizar corretamente o correio eletrónico nos despedimentos e nas sanções laborais.
Utilização de correio eletrónico certificado para contratos com clientes e fornecedores
As relações com clientes e fornecedores inserem-se basicamente na esfera financeira de uma empresa. Nesse contexto, não é preciso ser muito imaginativo para entender por que se dá especial ênfase a que essas comunicações externas sejam feitas com a máxima segurança, discrição e agilidade. Mais importante ainda, porém, é a garantia de que esses contratos e acordos possam ser apresentados como provas confiáveis em reclamações, denúncias ou ações judiciais.
Aliás, todos estes requisitos não são apenas cómodos e benéficos para a empresa. Sem dúvida, são um requisito valorizado pelos próprios clientes e fornecedores, as vantagens são bidireccionais. Por isso, o e-mail certificado é uma opção que está a ganhar cada vez mais adeptos.
No que diz respeito ao tipo de contratos que podem ser geridos através do correio digital, convém recordar que não existem limitações. No entanto, estas são as aplicações mais frequentes:
- Notificações de alterações das condições contratuais com fornecedores e clientes, incluindo a assinatura ou rescisão de um acordo.
- Confirmação das autorizações e operações.
- Aprovação dos orçamentos.
- Gestão de litígios ou queixas.
O burofax postal em linha é outra forma de gerir os contratos com fornecedores e clientes.
Aspectos fundamentais da implementação do correio eletrónico certificado na gestão de contratos
É do interesse da tua empresa que as comunicações digitais para a gestão de contratos garantam a plena validade destes documentos. Mas também é do teu interesse que esta transformação digital realmente agilize e simplifique estas tarefas.
Por este motivo, fazemos as seguintes recomendações:
- Escolhe um prestador de serviços qualificado.
- Opta por soluções que incluam comunicação multicanal, para que tenhas a possibilidade de certificar todas as tuas comunicações digitais em função do que te convém.
- Incorpora a identificação digital certificada para te proteger a ti e aos teus clientes contra a fraude de identidade.
No Grupo MailComms dispomos de soluções de comunicação digital para todo o tipo de empresas. Convidamos-te a conhecer o nosso serviço de Notificação Eletrónica Certificada, garantimos a validade legal de todas as tuas comunicações!
Perguntas frequentes sobre a gestão de contratos com correio eletrónico certificado
Como é que o correio eletrónico certificado garante a validade jurídica dos contratos enviados?
Basicamente, porque estas comunicações são verificadas por um terceiro externo. O papel do fornecedor qualificado é fundamental para verificar a autenticidade e a inalterabilidade de todo o processo, dos seus participantes e dos contratos fornecidos.
A utilização de correio eletrónico certificado elimina a necessidade de contratos em papel?
Mais do que falar em eliminação, devemos encará-lo como uma alternativa juridicamente válida e segura aos tradicionais contratos em papel, especialmente no domínio dos recursos humanos e das actividades financeiras. No entanto, é interessante complementá-lo com recursos como assinaturas digitais e processos de identidade certificados para reforçar a autenticidade das partes envolvidas.
Quais são as vantagens do correio eletrónico certificado em relação aos métodos tradicionais de envio de contratos?
Como qualquer comunicação digital, o correio registado é um sistema muito mais rápido, simples e ágil, sem comprometer a segurança e a inalterabilidade da informação. Mas também oferece outras vantagens em relação ao correio tradicional: maior rastreabilidade, acesso mais fácil e custódia segura.