Muitas vezes, quando se lê o conceito de “comunicação certificada”, vem-nos à cabeça a relação entre as empresas e os seus clientes ou utilizadores. Mas qual é o papel deste tipo de comunicações nas conversas entre as empresas e os seus colaboradores? Neste conteúdo vais ler sobre isso, mas o resumo é: são aliados poderosos para uma experiência de utilizador, ou melhor, de colaborador, envolvente, satisfatória, segura e em total conformidade.
Ciclo de vida do trabalhador
Para explicar este papel, é importante começar por definir o ciclo de vida do profissional e da sua empresa, que, regra geral, pode ser resumido em cinco etapas:
- Processo de seleção.
- Recruta.
- Integração.
- Vida profissional na empresa.
- Desvinculação.
As comunicações certificadas podem acompanhar a marca do empregador ao longo de cada uma destas fases para responder eficazmente às necessidades específicas de cada uma delas. Em conjunto, digitaliza os processos para melhorar a experiência de todas as partes. Esta é uma parte significativa da transformação digital de qualquer organização.
As aplicações digitais certificadas que podem ser integradas nestes processos de comunicação “específicos” incluem ferramentas como a identificação digital e a identificação por vídeo, a autenticação, o e-procurement, as notificações certificadas multicanal (online e físicas, com possibilidade de integração) e as soluções de compliance, como a solução especializada de gestão do consentimento do RGPD.
Vantagens para o departamento de RH HH.
A sua utilização integrada, combinada e personalizada ao longo dos diferentes contactos empregado-empresa gera uma série de benefícios para os departamentos de RH que são muito identificáveis. São muitos, mas podemos destacar nove:
- Garante a validade jurídica das comunicações electrónicas no quadro regulamentar do trabalho.
- Aumenta o sucesso de entrega das notificações. Por exemplo, através de taxas de leitura mais elevadas ou do redireccionamento automático de entregas entre canais.
- Automatização da gestão de documentos: segurança, economia de custos e de espaço.
- Rastreabilidade total das comunicações.
- Minimiza os erros (que ocorrem frequentemente nos processos manuais).
- Reduz o tempo gasto em procedimentos administrativos.
- Acelera os tempos de execução.
- Poupa na utilização de papel (vantagem ambiental)
- E tudo a partir de uma única plataforma.
Se trabalhas ou já trabalhaste num departamento de Recursos Humanos, imagina como cada um dos benefícios listados se aplica a acções específicas como, por exemplo, a assinatura de acordos com freelancers ou contratos de trabalho, a gestão do mandato SEPA ou do formulário AEAT 145, a entrega de equipamentos, alterações de contratos, comunicação de alterações nas condições de trabalho, entrega de recibos de vencimento, notificação de sanções, comunicação de despedimentos, entrega de indemnizações…
Existem centenas de situações em que as comunicações certificadas podem facilitar e gerar vantagens, quer nas transacções de rotina, quer naquelas que merecem um olhar rigoroso do ponto de vista regulamentar, devido às obrigações das diferentes legislações ou por eventuais reclamações posteriores.
Segurança, flexibilidade e atratividade como marca de empregador
A conjugação destas soluções, numa perspetiva global, resulta numa atividade de recursos humanos fluida e segura. E esta é uma das principais componentes para que as empresas ganhem flexibilidade, aumentem a sua capacidade de adaptação às circunstâncias do mercado em cada momento e recrutem os profissionais mais adequados, independentemente da sua localização.
Porque se um processo de onboarding atrativo tem uma grande influência na fidelização do cliente desde o primeiro impacto, é igualmente ou ainda mais importante oferecer um ciclo de vida profissional atrativo e “profissional” a qualquer colaborador, desde os primeiros momentos. As comunicações certificadas no domínio dos recursos humanos fazem a diferença.
