Cómo automatizar las notificaciones legales mediante email certificado en las empresas

Nestes tempos digitais, uma empresa precisa não só de comunicar, mas também de o fazer de uma forma que cumpra as mais elevadas garantias legais e com uma operacionalidade óptima. Estas são as qualidades que fazem dos e-mails certificados a solução perfeita.

O que é um e-mail certificado e porque é que é importante para as notificações legais?

Um e-mail certificado é um e-mail gerido por um fornecedor de serviços de confiança que envia, rastreia e certifica um e-mail em nome de um terceiro, garantindo que não foi adulterado ou alterado em nenhum dos seus elementos:

  • Identifica o remetente e o destinatário.
  • Data e hora de envio, receção e abertura.
  • Mensagem e todos os ficheiros incorporados.

Assim, para além da inalterabilidade do conteúdo e dos seus anexos, é possível certificar o envio, a receção e a leitura, com o detalhe de quando foi efectuada. Basicamente, funciona com a intervenção da chamada terceira parte de confiança, que actua como um fornecedor de serviços de certificação qualificado.

As suas diferenças em relação às mensagens instantâneas convencionais são óbvias, uma vez que os e-mails certificados utilizam tecnologias avançadas de rastreabilidade e encriptação que lhes conferem total validade jurídica, tal como acontece com os bureaufaxes electrónicos ou o correio certificado tradicional.

No âmbito das empresas, estamos perante um meio fiável de notificação eletrónica para fins legais, muito simples de operar e que reduz os custos até 90% em relação a outros métodos de certificação. A sua norma está regulamentada na União Europeia no âmbito do seu regulamento eIDAS, bem como no resto das organizações internacionais homólogas.

Tipos de notificações legais que podem ser automatizadas

Um e-mail certificado é exatamente igual, para efeitos legais, a um documento em papel assinado à mão. Além disso, tem a mesma validade como meio de notificação legal que um bureaufax ou uma carta registada por correio.

Por conseguinte, podem ser apresentados como prova perante qualquer autoridade competente. De facto, existem numerosos acórdãos do Supremo Tribunal que apoiam a validade jurídica das mensagens electrónicas certificadas como prova em processos judiciais.

Automatização de notificações legais

As principais utilizações que uma empresa pode fazer de um correio eletrónico certificado são as seguintes.

  • Despedimentos e sanções disciplinares: São reconhecidos como uma forma legal de de comunicação de despedimento, O mesmo se aplica às sanções disciplinares.
  • Alterações contratuais e avisos legais: Inclui tudo, desde a assinatura de qualquer acordo até à anulação de contratos ou alterações em qualquer secção. Além disso, notifica as datas de expiração ou as alterações de qualquer cláusula.
  • Reclamações e resolução de litígios: É válido para enviar alegações, inscrever-se em ficheiros de incumprimento ou reclamações de dívidas.
  • Comunicações com a Administração Pública
    Para empresas e particulares, pode ser utilizado para enviar qualquer documento que requeira validação e segurança, como a apresentação de recursos, requerimentos ou notificações. Além disso, as administrações ou instituições podem utilizar este meio para enviar documentos oficiais, certificados ou comunicações.
  • Avisa sobre as alterações das condições comerciais: Trata-se de um método seguro, legal e fiável para enviar orçamentos, confirmar encomendas, gerir a faturação ou processar refinanciamentos.

Passos para automatizar as notificações legais através de correio eletrónico certificado

A utilização de emails certificados não podia ser mais simples. Basta teres um computador com internet e acesso a uma plataforma gerida por um Prestador de Serviços de Confiança (preferencialmente qualificado) que permita o envio deste tipo de comunicação. O Prestador de Serviços Electrónicos Qualificado (PSQ) será o certificador.

De uma forma genérica, este é o passo-a-passo para o enviares:

  • Acede à plataforma com a sua palavra-passe.
  • Redige a mensagem e, se for caso disso, anexa os documentos e ficheiros necessários.
  • Seleciona as opções de certificação de que necessita (identificação do remetente, confirmação de receção…).
  • Envia o e-mail.

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Vantagens da automatização dos avisos legais por correio eletrónico certificado

Benefícios da automatização jurídica

Sem dúvida, a versatilidade das aplicações é uma das vantagens mais interessantes do correio eletrónico certificado. Mas não é a única. A tua empresa beneficiará com estas outras.

  • Custos operacionais reduzidos
    O custo da contratação deste serviço é significativamente mais barato do que as tarifas dos sistemas postais convencionais ou de outras formas de certificação. Para além disso, não necessita de adquirir qualquer equipamento tecnológico ou software específico.
  • Segurança e conformidade legal
    Todos eles gozam de total legalidade internacional. A UE e outros países têm regulamentos sobre estas certificações digitais.
  • Poupança de tempo e maior eficiência
    A digitalização das certificações significa uma poupança considerável no tempo que uma empresa tem de despender com a papelada. Além disso, a simplicidade do sistema faz com que não sejam necessários conhecimentos específicos, pelo que qualquer pessoa pode enviar estas mensagens e, claro, é um sistema imediato que não requer a transferência física ou o envio de documentação.
  • Proteção contra litígios
    Uma mensagem de correio eletrónico certificada é um documento comprovativo, podendo ser utilizada como tal em qualquer tipo de litígio ou reclamação perante uma administração.

Em Grupo MailComms, somos uma referência na digitalização das comunicações jurídicas. Descobre a nossa plataforma CertySign para gerir os teus e-mails certificados de uma forma intuitiva e simples!

Perguntas frequentes sobre a automatização dos avisos legais por correio eletrónico certificado

É legal automatizar as notificações legais por correio eletrónico certificado?

Sim, desde que a empresa trabalhe com um prestador de serviços de confiança e, de preferência, qualificado.

Que tipo de notificações legais podem ser automatizadas por correio eletrónico certificado?

O correio eletrónico certificado é reconhecido como um meio de comunicação fiável em todas as áreas, desde a jurídica, comercial e financeira até à laboral.

Como posso certificar-me de que o destinatário recebeu a mensagem de correio eletrónico certificada automaticamente?

Esta é uma das opções que seleciona ao solicitar a certificação. No Grupo MailComms, graças às nossas capacidades de comunicação multicanal, podemos ativar outros sistemas, como SMS ou burofax, caso o e-mail não seja recebido após várias tentativas.

É possível personalizar os avisos legais automáticos?

Sim, cada utilizador escolhe o nível de certificação que pretende para cada mensagem. Podes estar apenas interessado em confirmar a hora de receção do e-mail, ou podes precisar de mais detalhes ou informações.

É necessário ter um CRM ou ERP para automatizar as notificações via e-mail certificado?

Cada prestador de serviços qualificado pode ter os seus próprios requisitos. O mais interessante é que te permite enviá-los através dos sistemas habituais (ERP, CRM, ECM) ou através de soluções a partir de qualquer navegador web, em modo Software as a Service (SaaS).

Quanto tempo demora a implementação de um sistema de notificação automática através de correio eletrónico certificado?

Depende do prestador de serviços.

Queres mais informações? O MailComms Group responderá a todas as tuas perguntas.

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