Como automatizar os avisos legais por correio eletrónico certificado nas empresas

En estos tiempos digitales, una empresa no solo necesita comunicarse, sino hacerlo de forma que se cumplan las máximas garantías legales y con óptima operatividad. Estas son las cualidades que convierten a los email certificados en la solución perfecta, incluso para optimizar la gestión de contratos. Además, ¿sabías que el correo electrónico certificado también es útil en la comunicación interna de tu empresa?

Un email certificado es un correo electrónico gestionado por un prestador de servicios de confianza que envía, traza y certifica un email  en nombre de un tercero, garantizando que no se ha manipulado, ni alterado en ninguno de sus elementos:

• Identidad de emisor y receptor.
• Fecha y hora en la que se manda, se recibe y se abre.
• Mensaje y todos los archivos incorporados.

Por lo tanto, además de la inalterabilidad del contenido y sus documentos adjuntos, se puede certificar el envío, la recepción y su lectura, con los detalles de cuándo se ha realizado. Básicamente, funciona con la intervención de lo que se conoce como un tercero de confianza, que actúa como prestador cualificado de servicios de certificación.

Sus diferencias con la mensajería instantánea convencional son evidentes, ya que los email certificados utilizan tecnologías de trazabilidad y cifrado avanzados que les dotan de validez legal completa, como ocurre con los burofax electrónicos o el correo certificado tradicional. Los correos electrónicos son, además, un vehículo importante para la transformación digital de pymes y grandes empresas. Los emails certificados son también una opción muy válida para que las compañías mejoren la comunicación con sus clientes.

En el ámbito de las empresas, nos encontramos ante un medio de notificación electrónica fehaciente a efectos legales, de funcionamiento muy sencillo y que abarata los costes hasta 90 % respecto a otros métodos de certificación. Su estándar está regulado en la Unión Europea dentro de su normativa eIDAS, al igual que en el resto de organizaciones internacionales homólogas. Los emails certificados se pueden usar como pruebas en sede judicial, y el email certificado también se pueden utilizar como base para gestionar los documentos y contratos en las empresas. Además, el correo certificado también es un pilar fundamental en las estrategias de reducción de riesgos legales en comunicaciones legales y ofrece ventajas importantes a los departamentos de Recursos Humanos a la hora de gestionar contratos.

> Conoce, en este artículo, cómo aprovechar al máximo los beneficios del email certificado para gestionar de manera eficiente los contratos de proveedores, empleados y clientes. 

Un email certificado es exactamente igual a efectos legales a un documento en papel firmado a mano. También, tiene la misma validez como medio de notificación legal que un burofax o carta certificado por correo postal.

Por tanto, se pueden presentar como prueba ante cualquier autoridad competente. De hecho, hay numerosas sentencias del Tribunal Supremo que avalan la validez legal de los email certificados como pruebas en los procesos judiciales.

Entre los principales usos que puede dar una empresa a un email certificado destacan los siguientes.

• Despidos y sanciones disciplinarias: Están reconocidos como forma legal de comunicar despidos, ya que cumplen con los requisitos recogidos en el Estatuto de los Trabajadores, artículo 55.1: comunicación por escrito de las causas y la fecha del despìdo, cuya recepción por parte del trabajador se pueda certificar.Lo mismo aplica para las sanciones disciplinarias.
• Modificaciones contractuales y avisos legales: Aquí se incluyen desde la firma de cualquier acuerdo a la cancelación de contratos o modificaciones en cualquiera apartado. También, para avisar de vencimientos o cambio en alguna cláusula.
• Reclamaciones y resolución de conflictos: Es válido para enviar alegaciones, dar de alta en ficheros de morosos o reclamaciones de deudas.
• Comunicaciones con la Administración Pública
  Por parte de empresas y particulares, sirve para enviar cualquier documento que requiera de validación y seguridad, como presentación de recursos, solicitudes o notificaciones. Además, las administraciones o instituciones pueden usar este medio para mandar documentos oficiales, certificados o comunicaciones.
• Notificaciones sobre cambios en condiciones comerciales: Es un método seguro, legal y fiable para mandar presupuestos, confirmar pedidos, gestionar la facturación o tramitar refinanciaciones.
• Notificaciones en el sector financiero: como, por ejemplo, cambios de condiciones en cuentas y otros productos bancarios.
• Los despachos de abogados también optimizan sus procesos legales a través del email certificado.

A utilização de emails certificados não podia ser mais simples. Basta teres um computador com internet e acesso a uma plataforma gerida por um Prestador de Serviços de Confiança (preferencialmente qualificado) que permita o envio deste tipo de comunicação. O Prestador de Serviços Electrónicos Qualificado (PSQ) será o certificador.

De uma forma genérica, este é o passo-a-passo para o enviares:

• Acede à plataforma com a sua palavra-passe.
• Redige a mensagem e, se for caso disso, anexa os documentos e ficheiros necessários.
• Seleciona as opções de certificação de que necessita (identificação do remetente, confirmação de receção…).
• Envia o e-mail.

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Sem dúvida, a versatilidade das aplicações é uma das vantagens mais interessantes do correio eletrónico certificado. Mas não é a única. A tua empresa beneficiará com estas outras.

• Custos operacionais reduzidos
  O custo da contratação deste serviço é significativamente mais barato do que as tarifas dos sistemas postais convencionais ou de outras formas de certificação. Para além disso, não necessita de adquirir qualquer equipamento tecnológico ou software específico.
• Segurança e conformidade legal
  Todos eles gozam de total legalidade internacional. A UE e outros países têm regulamentos sobre estas certificações digitais.
• Poupança de tempo e maior eficiência
  A digitalização das certificações significa uma poupança considerável no tempo que uma empresa tem de despender com a papelada. Além disso, a simplicidade do sistema faz com que não sejam necessários conhecimentos específicos, pelo que qualquer pessoa pode enviar estas mensagens e, claro, é um sistema imediato que não requer a transferência física ou o envio de documentação.
• Proteção contra litígios
  Uma mensagem de correio eletrónico certificada é um documento comprovativo, podendo ser utilizada como tal em qualquer tipo de litígio ou reclamação perante uma administração.

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