Como automatizar os avisos legais por correio eletrónico certificado nas empresas

Nestes tempos digitais, uma empresa precisa não só de comunicar, mas também de o fazer de uma forma que cumpra as mais elevadas garantias legais e com uma operacionalidade óptima. Estas são as qualidades que fazem dos e-mails certificados a solução perfeita.

Um e-mail certificado é um e-mail gerido por um fornecedor de serviços de confiança que envia, rastreia e certifica um e-mail em nome de um terceiro, garantindo que não foi adulterado ou alterado em nenhum dos seus elementos:

• Identifica o remetente e o destinatário.
• Data e hora de envio, receção e abertura.
• Mensagem e todos os ficheiros incorporados.

Assim, para além da inalterabilidade do conteúdo e dos seus anexos, é possível certificar o envio, a receção e a leitura, com o detalhe de quando foi efectuada. Basicamente, funciona com a intervenção da chamada terceira parte de confiança, que actua como um fornecedor de serviços de certificação qualificado.

As suas diferenças em relação às mensagens instantâneas convencionais são óbvias, uma vez que os e-mails certificados utilizam tecnologias avançadas de rastreabilidade e encriptação que lhes conferem total validade jurídica, tal como acontece com os bureaufaxes electrónicos ou o correio certificado tradicional.

Para as empresas, trata-se de um meio de notificação eletrónica juridicamente vinculativo, muito simples de utilizar e que reduz os custos até 90 % em relação a outros métodos de certificação. A sua norma está regulamentada na União Europeia no âmbito do seu regulamento eIDAS, bem como no resto das organizações internacionais homólogas. Além disso, os e-mails certificados podem ser utilizados como prova em tribunal.

Um e-mail certificado é exatamente igual, para efeitos legais, a um documento em papel assinado à mão. Além disso, tem a mesma validade como meio de notificação legal que um bureaufax ou uma carta registada por correio.

Por conseguinte, podem ser apresentados como prova perante qualquer autoridade competente. De facto, existem numerosos acórdãos do Supremo Tribunal que apoiam a validade jurídica das mensagens electrónicas certificadas como prova em processos judiciais.

As principais utilizações que uma empresa pode fazer de um correio eletrónico certificado são as seguintes.

• Despedimentos e sanções disciplinares: São reconhecidos como uma forma legal de de comunicação de despedimento, O mesmo se aplica às sanções disciplinares.
• Alterações contratuais e avisos legais: Inclui tudo, desde a assinatura de qualquer acordo até à anulação de contratos ou alterações em qualquer secção. Além disso, notifica as datas de expiração ou as alterações de qualquer cláusula.
• Reclamações e resolução de litígios: É válido para enviar alegações, inscrever-se em ficheiros de incumprimento ou reclamações de dívidas.
• Comunicações com a Administração Pública
  Para empresas e particulares, pode ser utilizado para enviar qualquer documento que requeira validação e segurança, como a apresentação de recursos, requerimentos ou notificações. Além disso, as administrações ou instituições podem utilizar este meio para enviar documentos oficiais, certificados ou comunicações.
• Avisa sobre as alterações das condições comerciais: Trata-se de um método seguro, legal e fiável para enviar orçamentos, confirmar encomendas, gerir a faturação ou processar refinanciamentos.
• Notificações no sector financeirotais como alterações das condições das contas e de outros produtos bancários.

A utilização de emails certificados não podia ser mais simples. Basta teres um computador com internet e acesso a uma plataforma gerida por um Prestador de Serviços de Confiança (preferencialmente qualificado) que permita o envio deste tipo de comunicação. O Prestador de Serviços Electrónicos Qualificado (PSQ) será o certificador.

De uma forma genérica, este é o passo-a-passo para o enviares:

• Acede à plataforma com a sua palavra-passe.
• Redige a mensagem e, se for caso disso, anexa os documentos e ficheiros necessários.
• Seleciona as opções de certificação de que necessita (identificação do remetente, confirmação de receção…).
• Envia o e-mail.

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Sem dúvida, a versatilidade das aplicações é uma das vantagens mais interessantes do correio eletrónico certificado. Mas não é a única. A tua empresa beneficiará com estas outras.

• Custos operacionais reduzidos
  O custo da contratação deste serviço é significativamente mais barato do que as tarifas dos sistemas postais convencionais ou de outras formas de certificação. Para além disso, não necessita de adquirir qualquer equipamento tecnológico ou software específico.
• Segurança e conformidade legal
  Todos eles gozam de total legalidade internacional. A UE e outros países têm regulamentos sobre estas certificações digitais.
• Poupança de tempo e maior eficiência
  A digitalização das certificações significa uma poupança considerável no tempo que uma empresa tem de despender com a papelada. Além disso, a simplicidade do sistema faz com que não sejam necessários conhecimentos específicos, pelo que qualquer pessoa pode enviar estas mensagens e, claro, é um sistema imediato que não requer a transferência física ou o envio de documentação.
• Proteção contra litígios
  Uma mensagem de correio eletrónico certificada é um documento comprovativo, podendo ser utilizada como tal em qualquer tipo de litígio ou reclamação perante uma administração.

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