A importância do correio eletrónico certificado no sector jurídico: garantir a validade jurídica das comunicações

Os escritórios de advogados e outros profissionais do direito têm todo o interesse em garantir a validade jurídica e probatória das suas comunicações. Além disso, a sua atividade exige a máxima segurança e confidencialidade na troca de documentação. Com o correio eletrónico certificado, não só satisfazem todas estas necessidades, como também ganham em facilidade de utilização, rapidez e redução de custos.

O que é que vamos desenvolver a seguir? Este é o esboço do conteúdo

• Os requisitos que conferem a máxima validade jurídica a um correio eletrónico certificado: garantia dos dados de envio e de receção, integridade do conteúdo e conformidade com a regulamentação em vigor.
• Vantagens das mensagens electrónicas certificadas para as sociedades de advogados.
• Qual é o processo de implementação de mensagens registadas num escritório de advogados?

As mensagens electrónicas digitais certificadas têm validade jurídica e podem ser apresentadas como prova fiável em processos judiciais, reclamações ou conflitos de interesses entre as partes. O reconhecimento do valor jurídico das comunicações electrónicas está expressamente consagrado no Código de Processo Civil, na sequência da alteração do n.º 2 do seu artigo 229.

É verdade que, se falarmos de plena capacidade probatória, existem diferenças entre o bureaufax postal em linha e o correio eletrónico certificado. No entanto, é possível obter uma eficácia semelhante se forem incorporados alguns serviços adicionais durante o processo de envio do e-mail certificado. Para esclarecer dúvidas, nada mais fácil do que rever os pontos-chave deste sistema de mensagens.

Precisas de mais informações sobre esta ferramenta digital? Vê como funciona o nosso serviço de e-mail certificado.

Prova de envio e de receção

É evidente que, para que uma mensagem seja admissível como prova legal, a veracidade dos dados enviados deve ser garantida. Trata-se de um requisito essencial. O correio registado cumpre este requisito:

• Regista a data e a hora da expedição.
• Identificação do remetente e do destinatário. Se quiseres o máximo de rigor, aconselhamos-te a acrescentar a identificação digital certificada dos dois participantes.

Segurança e integridade do conteúdo

As mensagens electrónicas certificadas confirmam que um documento foi enviado, se o destinatário anexar uma à mensagem. Ao incluir a assinatura eletrónica, garante a autenticação e a integridade do conteúdo, graças ao seu mecanismo criptográfico.

E podes ir mais longe, incorporando o aviso de receção para confirmar que a mensagem chegou e foi lida.

Analisamos em pormenor a validade probatória de um e-mail certificado em tribunal para qualquer empresa!

Conformidade e regulamentação aplicável

Nada disto tem qualquer valor se estas comunicações digitais não estiverem em conformidade com a regulamentação em vigor. O regulamento eIDAS 2 foi um avanço na UE no que respeita à identidade digital. O prestador de serviços de confiança, fornecedor da plataforma para o envio de comunicações certificadas, deve cumprir todos os requisitos deste quadro jurídico e da lei sobre a proteção de dados.

Caso contrário, os teus e-mails perdem a validade legal! E há muitos deles, como veremos a seguir.

Este tipo de comunicação eletrónica tem a mesma validade jurídica que um documento tradicional em papel assinado à mão. Por conseguinte, uma empresa do sector jurídico pode utilizar este sistema para enviar todas as suas mensagens.

• Notificações judiciais
  O intercâmbio de comunicações com as administrações públicas é plenamente válido quando é efectuado através de um correio eletrónico certificado.
• Envio de documentos jurídicos e contratos
  É possível acrescentar cláusulas, modificar condições, assinar ou anular contratos por correio certificado associado a processos de assinatura eletrónica. De facto, devido à sua rapidez, é cada vez mais utilizado em matéria laboral e financeira.
• Gestão de processos e reclamações
  Uma das tarefas do sector jurídico que mais tem beneficiado com o envio de mensagens electrónicas é tudo o que está relacionado com a apresentação de processos ou reclamações.
  A simplicidade do sistema, sem perder valor credível, explica esta expansão. Além disso, o seu carácter imediato é fundamental para que não se percam opções devido aos prazos, por vezes muito limitados e curtos, para a apresentação da documentação.

Para além das vantagens gerais da adoção deste sistema de entrega de documentos digitais, os profissionais do sector jurídico podem acrescentar estas vantagens específicas.

• Redução dos riscos jurídicos
  Sempre que simplificas um processo, reduzes o risco de cometer erros. Além disso, a rapidez de entrega facilita a prevenção de problemas de cumprimento de prazos em eventuais reclamações ou litígios.
• Poupança de tempo e de custos de funcionamento
  Os escritórios de advogados tratam de um grande número de documentos que são trocados com os seus clientes e com outras partes envolvidas num conflito ou num processo judicial. As informações sensíveis devem ser enviadas de forma segura, mas também rápida, a fim de se adaptarem aos prazos legais.
  A alternativa ao envio de mensagens digitais certificadas é o correio postal, que é mais lento e mais complexo no seu funcionamento (fotocópias certificadas, deslocações físicas). Além disso, o seu funcionamento é tão simples que qualquer pessoa pode encarregar-se deste procedimento. Lembra-te que muitas destas tarefas também podem ser automatizadas.
• Melhoria da rastreabilidade e do controlo das comunicações
  O correio eletrónico certificado permite o acompanhamento em tempo real do processo de envio, do início ao fim. Mais controlo é impossível!

Nem todos os prestadores de serviços de certificação são iguais! Relembramos-te o que é um prestador qualificado e os requisitos para receber este reconhecimento. Contrata apenas com profissionais.

O mundo do direito e das profissões jurídicas está hoje muito longe do imobilismo a que são habitualmente associados. Os escritórios de advogados são locais de trabalho modernos e adaptados ao universo digital e o Ministério da Justiça está cada vez mais empenhado na digitalização dos procedimentos para oferecer um melhor serviço aos cidadãos.

Por conseguinte, a implementação de um serviço de correio eletrónico certificado não constitui qualquer problema. Em todo o caso, gostaríamos de aproveitar esta oportunidade para te lembrar a simplicidade deste processo.

Naturalmente, a chave é escolher uma plataforma de um fornecedor fiável e qualificado. A partir daqui, o processo pode ser resumido em 6 passos muito simples:

1. Acede à plataforma.
2. Redigir a mensagem, tal como farias com qualquer e-mail.
3. Anexa os documentos pertinentes, se for caso disso.
4. Introduz o endereço e os dados do destinatário.
5. Antes de enviar, seleciona a opção de certificar. Nesta fase, podes acrescentar outros serviços, como o aviso de receção ou a assinatura eletrónica.
6. Envia a mensagem, altura em que o fornecedor gera uma prova de envio.

Sem dúvida, já te apercebeste da importância de ter e-mails certificados no teu escritório de advogados. No Grupo MailComms oferecemos-te um serviço de comunicação integral e omnicanal que responde a todas as tuas necessidades de comunicação.Contacta-nos e recebe uma atenção personalizada!