Como o burofax postal em linha facilita a conformidade regulamentar no sector financeiro

Tradicionalmente, a utilização de bureaufaxes postais pelas empresas tem sido mais do que generalizada como meio de envio de notificações que requerem validade legal total. A transformação digital evidencia as vantagens de optar pelo bureaufax postal em linha nestes mesmos casos. Um dos sectores que mais tem beneficiado com esta digitalização é o das empresas financeiras, precisamente uma das áreas com regulamentos e normas mais exigentes, que são cumpridos, em parte, graças a esta ferramenta.

Desenvolvemos o tema centrando-nos nos seus aspectos mais significativos:

• Analisamos a mudança do bureaufax postal para a sua versão em linha e as vantagens desta última opção.
• Aplicações do burofax postal em linha nas notificações que requerem validade legal nas sociedades financeiras.
• Como o burofax postal em linha garante o cumprimento rigoroso da regulamentação no sector financeiro.

É interessante recordar o o funcionamento passo a passo do bureaufax em linha.

Já imaginaste enviar um bureaufax postal facilmente, sem sair do teu computador e garantindo a sua validade legal? Esta é a mudança qualitativa conseguida com o bureaufax postal online. Mantém a certificação total da prova da comunicação, mas ganha em comodidade, pois não precisa de se deslocar aos Correios.

E esta não é a única vantagem da digitalização do envio de bureaufaxes:

• Poupa tempo e custos. A tua empresa só tem de se preocupar em enviar a informação correta através da plataforma.

  No Grupo MailComms, dispomos de uma plataforma específica, PostaMail, que garante a segurança e privacidade dos dados, dispomos também de instalações e pessoal próprio para imprimir e envelopar com todas as garantias e segurança.

• Reduzir o risco de erros ou fraudes. Menos manipulação dos documentos originais e menos pessoas a manusear essa informação significa menos hipóteses de os perder ou alterar. Além disso, existe um registo em tempo real da informação, o que impede que esta seja alterada.
• Agilidade. Neste ponto, a Prova Eletrónica de Entrega (EOD) é muito interessante. Esta ferramenta é a formulação digital de um comprovativo de entrega em papel, recolhendo a assinatura eletrónica do destinatário. Mantém toda a validade legal com a vantagem de ser mais rápido e mais seguro.
• Rastreabilidade: Plataformas como o PostaMail são capazes de mostrar a todo o momento o estado de cada envio e o seu resultado.

Consulta o que é a EEP e as suas aplicações.

As empresas financeiras gerem um elevado número de comunicações certificadas devido à própria natureza dos assuntos que tratam. A automatização permitida pelo bureaufax postal em linha é, sem dúvida, uma das chaves do sucesso da sua implementação neste sector.

Como não procurar racionalizar e simplificar o envio deste volume de comunicações? E, mais ainda, com a certeza de que a sua fiabilidade probatória se mantém . Poupa tempo e recursos e reduz a possibilidade de erros ou fraudes. Mas, acima de tudo, é decisivo porque é uma garantia de que todas as regras que se aplicam a este sector são cumpridas.

Por conseguinte, não é surpreendente que o bureaufax postal em linha seja escolhido para uma vasta gama de comunicações no sector financeiro:

• Reclamação de facturas e não pagamentos. A obrigação de pagamento e as datas de vencimento são legalmente registadas.
• Notificações de incumprimento do contrato. Nas relações comerciais, por exemplo, para avisar legalmente que uma cláusula não está a ser respeitada, ou mesmo que um contrato foi quebrado.
• Envio em massa de uma alteração das condições de um acordo ou de tarifas.
• Responde a reclamações de clientes ou fornecedores.
• Comunicações com autoridades ou organismos públicos.

Podes consultar como reclamar uma fatura não paga utilizando o burofax em linha.

Todas as empresas estão sujeitas a dois tipos de regulamentações, as específicas do seu sector e outras de carácter geral. Além disso, no caso das sociedades financeiras, estamos num dos ambientes mais regulamentados devido ao tipo de actividades que desenvolvem.

• Identidade digital, segurança e privacidade nas comunicações. Estes são conceitos básicos no negócio financeiro e são também críticos. Existem vários regulamentos que os regulam, desde a UE com o eIDAS2 e o RGPD, até ao bureaufax online.
• Prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo. Um regulamento essencial, na UE, para proteger o sistema financeiro e a integridade do sistema económico.

Com o bureaufax postal online, o cumprimento destes regulamentos é garantido, pois há a certeza de que o envio, a receção e o armazenamento foram efectuados. O Prestador de Serviços de Confiança Qualificado na entrega eletrónica certificada encarrega-se de obter, certificar e armazenar todas as provas relacionadas com o remetente, o próprio envio, a entrega e a custódia, tudo isto sem possibilidade de alteração dos dados ou da informação.

A segunda virtude do formato de bureaufax postal em linha é o facto de permitir uma rastreabilidade total. Cada envio é registado numa plataforma digital. Isto permite que o estado do documento seja consultado em tempo real.

No Grupo MailComms colocamos à disposição da tua empresa financeira as ferramentas mais avançadas para a gestão de comunicações certificadas. Conhece as nossas plataformas Postamail o Certysign para o verificar.