As empresas sabem o quanto beneficiam com a simplificação de qualquer tarefa. Se nos centrarmos na área da gestão e envio de documentos, esta é uma questão importante. Por isso, cada vez mais empresas estão a digitalizar as suas comunicações.
No entanto, para garantir que esta agilidade e economia de custos não se repercutem na segurança ou na validade jurídica, é necessário adotar fórmulas como a do e-mail certificado. Uma ferramenta essencial para a digitalização das notificações legais, como te mostraremos.
Estes são os aspectos que desenvolvemos a seguir:
- Quais são as vantagens da digitalização das notificações por correio eletrónico certificado?
- Como tornar esta digitalização eficaz com o correio eletrónico certificado.
Toma nota das dicas deste guia para enviares um e-mail certificado.
Vantagens da digitalização das comunicações através do envio de mensagens electrónicas certificadas
O e-mail certificado não é mais do que o e-mail a que estamos habituados, mas com uma grande diferença. O seu processo de envio passa por uma plataforma qualificada que funciona como um terceiro verificador da sua autenticidade e inalterabilidade.
Por outras palavras, garante a veracidade de todos os dados, desde a data de envio e de receção, passando pela identidade do destinatário e do remetente, até ao conteúdo e aos documentos que podem ser anexados. Tudo é certificado, tal como é enviado, com a garantia de que não será alterado ou modificado conforme necessário.
- Poupa tempo e reduz os erros
Não há muito a explicar, um correio digital certificado pode ser enviado por uma pessoa, sem sair da sua secretária e é recebido imediatamente no destino. Não há necessidade de te levantares e passares pelos departamentos para obteres documentos ou autorizações. Uma redução do tempo medido em horas e também em pessoal.
No entanto, a certificação tem outras vantagens, pois evita a possibilidade de erros ou perda/alteração de documentos ou de quaisquer dados da mensagem.
Naturalmente, é mantida uma segurança de inalterabilidade e proteção durante todo o processo de arquivo e durante todo o tempo em que são mantidos em armazenamento.
Este é o pormenor da redução dos custos operacionais graças à digitalização das notificações.
- Melhoria da rastreabilidade e do controlo das entregas
Quando envias uma peça de correio, perdes o controlo quando a colocas na caixa de correio. Mesmo que o certifiques, não és tu que tens a informação do processo. Com o e-mail certificado , o acompanhamento é completo e em tempo real. Obviamente, tens a confirmação de que foi recebido e aberto em simultâneo.Descobre a estação de correios digital PostaMail, a nossa proposta para as tuas comunicações electrónicas certificadas.
- Conformidade legal garantida
Ao enviar e-mails através de um fornecedor de serviços qualificado, já está garantida a conformidade com os regulamentos de proteção de dados (RGPD) e de privacidade das comunicações (eIDAS2).Além disso, as plataformas Reg Tech ajudam a cumprir as regras e os regulamentos de forma automatizada. No Grupo MailComms, dispomos de CertySign, como solução exclusiva para comunicações digitais certificadas.
Este é o valor valor probatório do e-mail certificado em tribunal.
Melhores práticas para uma digitalização eficaz com correio eletrónico certificado
A empresa que decide digitalizar os seus avisos legais certificados deve aproveitar esta nova ferramenta para tirar o máximo partido dela. O mecanismo não é certamente complexo. Mas porque não melhorá-lo? Estas são as práticas que ajudam a aumentar a sua eficácia:
- Implementação de sistemas de identificação digital certificados. Desta forma, ultrapassa um dos desafios mais comuns, o envio e a receção de dados.
- Opção de aviso de receção. Não é necessário provar que o correio foi aberto para que tenha validade legal, apenas que foi recebido. No entanto, pode ser um reforço interessante que se consegue simplesmente escolhendo a opção de aviso de receção aquando do envio.
Precisas de implementar um sistema de comunicações digitais certificado na tua empresa? Contacta-nos. No Grupo MailComms temos soluções personalizadas para responder às suas necessidades específicas.
Perguntas frequentes sobre a digitalização de notificações certificadas com correio eletrónico certificado
Que tipo de notificações podem ser comunicadas por correio eletrónico certificado?
Para efeitos legais, o correio eletrónico certificado é igual ao seu equivalente físico em papel. Por conseguinte, cabe a cada empresa decidir se o utiliza ou não para todas as comunicações legais.
A prática confirma que é o mecanismo mais comum para as comunicações com as administrações, as notificações laborais e financeiras, as assinaturas e as alterações de contratos ou de créditos.
Como é garantida a validade jurídica dos avisos digitais certificados?
O fator essencial é que o envio seja efectuado através de um servidor qualificado, que tenha sido verificado pelas autoridades competentes quanto ao cumprimento da legislação em vigor em matéria de privacidade, segurança e proteção de dados.
É igualmente interessante reforçar esta validade com ferramentas como a assinatura eletrónica ou o aviso de receção. Os sistemas de comunicação multicanal permitem-te combinar várias soluções (SMS, bureaufax online, Whatsapp) para garantir a receção da mensagem.
Que ferramentas são recomendadas para implementar comunicações por correio eletrónico certificadas?
Existem três intervenientes essenciais para o envio certificado de correio eletrónico: o remetente, o destinatário e o fornecedor qualificado. Este último é o que garante a autenticidade e a inalterabilidade da mensagem e dos participantes. Pode ser reforçada com outras ferramentas, como as plataformas Reg Tech ou os correios digitais.