Quando se trata de comunicações importantes nas organizações, não basta confiar num simples “correio enviado”. A utilização de correio eletrónico certificado na tua empresa é uma das formas mais rápidas e eficazes de garantir que uma mensagem chegou ao seu destino, a que horas e com que conteúdo.
Além disso, cada vez mais as empresas se vêem confrontadas com a necessidade de comprovar legalmente as suas comunicações, e é aí que este serviço com validade jurídica, ágil, digital e eficiente resolve muitas circunstâncias.
Eis um resumo do que te vamos dizer:
- Quando utilizar o correio registado na tua empresa. Situações legais, contratuais e organizacionais em que é recomendado ou exigido o envio de e-mails certificados para proteger a empresa.
- Melhores práticas para integrar um sistema de correio eletrónico certificado na empresa. Dicas para tornar o implante simples, seguro e eficaz.
Situações em que é obrigatório ou aconselhável utilizar correio eletrónico certificado nas empresas
A implementação de envios certificados nas empresas pode funcionar como uma medida preventiva para evitar certos problemas legais. Além disso, em alguns casos, é um requisito ou uma ferramenta fundamental de gestão. Estas são algumas das situações mais comuns:
- Notificações legais e contratuais. Quando uma empresa precisa de provar que informou outra parte sobre uma cláusula contratual, uma rescisão ou uma alteração, o correio eletrónico certificado é essencial para fornecer um registo e para proteger contra potenciais litígios. Por exemplo o correio registado nas companhias de seguros é útil para a expiração, renovação e alteração de apólices.
- Confirmação de transacções financeiras e comerciais. Nos contextos em que são celebrados acordos económicos, a rastreabilidade e a validade da mensagem podem evitar mal-entendidos dispendiosos. Um e-mail certificado oferece uma prova contra auditorias ou discrepâncias.
Descobre como garantir a validade legal das tuas comunicações por correio eletrónico e proteger a tua empresa. e proteger a tua empresa.
- Comunicações com a Administração Pública. Algumas formalidades exigem a apresentação de documentação ou a resposta a notificações em prazos específicos. Embora seja verdade que, nestes casos, é habitual utilizar o bureaufax certificado online, a utilização desta solução também garante o cumprimento dos requisitos de forma rápida e legalmente válida.
- Proteção de dados e conformidade. Se a tua empresa lida com dados pessoais, a notificação de alterações na política de privacidade ou de violações de segurança deve ser feita com salvaguardas.
- Comunica as decisões internas importantes. As comunicações, como alterações das condições de trabalho, transferências ou reorganizações, devem chegar às pessoas certas e ser registadas. Um e-mail certificado evita litígios e garante a transparência.
- Envia documentação jurídica ou fiscal. Os relatórios de auditoria, os contratos assinados, as declarações ou os certificados podem ser enviados com apoio jurídico e rastreabilidade através deste tipo de correio.
- Reclamações e resolução de litígios. Em caso de desacordo com um cliente, um fornecedor ou mesmo um empregado, o envio de um e-mail certificado para apresentar uma reclamação reforça a posição legal da empresa.
Descobre passo a passo como enviar um correio eletrónico certificado e garantir a validade legal das tuas comunicações.
Continua a ler para saberes como implementar facilmente este tipo de comunicação na tua empresa.
Dicas para implementar um sistema de correio eletrónico certificado nas empresas
A adoção de um sistema de notificação digital juridicamente válido não tem de ser complexa. Apresentamos-te algumas recomendações úteis:
- Avalia quais as áreas que necessitam. Identifica os serviços que geram as comunicações mais sensíveis: recursos humanos, finanças, administração, etc.
- Escolhe um fornecedor fiável. Certifica-te de que trabalhas com uma empresa que cumpre os requisitos legais e tecnológicos para emitir e-mails certificados com validade legal, como o MailComms Group.
- Constrói a tua equipa. Dá formação ao pessoal sobre a utilização da plataforma, para que saibam quando e como utilizá-la corretamente.
- Integra-se com os teus sistemas de gestão. Muitos fornecedores permitem-te automatizar o envio a partir das tuas ferramentas habituais (ERP, CRM…).
- Estabelece protocolos internos de utilização. Define quando é obrigatório utilizar correio eletrónico certificado e como documentar as entregas, a fim de manter uma rastreabilidade ordenada.
- Define as provas que precisas de recolher para cumprir os requisitos legais de cada processo.
No Grupo MailComms ajudamos as empresas a comunicar com segurança e apoio jurídico. Para o efeito, oferecemos diferentes serviços de notificação certificados, incluindo o e-mail certificado, para que possas enviar as tuas principais comunicações sem complicações.
Queres saber mais? Podes pedir a tua demonstração aqui e nós responderemos às tuas perguntas.
Perguntas frequentes sobre a utilização de correio eletrónico certificado nas empresas
É obrigatório utilizar um e-mail certificado para comunicações comerciais?
Nem sempre é obrigatório, mas é altamente recomendado em situações em que é necessário um registo legal de uma comunicação. Alguns regulamentos ou contratos podem exigi-lo expressamente. Mas tem cuidado, pois não é qualquer e-mail certificado que serve para tudo.
Qual é a diferença entre uma mensagem de correio eletrónico certificada e uma mensagem de correio eletrónico normal?
Um e-mail normal não oferece nenhuma garantia legal de que foi enviado ou recebido. O e-mail certificado, por outro lado, fornece prova legal de quando foi enviado, o que continha e quando foi entregue ao servidor de destino, graças ao registo de provas por um terceiro de confiança.
Descobre como apresentar mensagens de correio eletrónico como prova legal.
É obrigatório utilizar o correio eletrónico certificado para comunicar um despedimento ou uma sanção disciplinar?
Em caso de litígio laboral, poder provar que o aviso foi enviado e recebido pode ser crucial num processo judicial. Mesmo assim, nestes casos, é preferível optar por um canal ainda mais fiável, como a agência postal online bureaufax.
Que tipo de documentação comercial é aconselhável enviar utilizando esta solução?
Contratos, avisos disciplinares, relatórios financeiros, avisos jurídicos, alterações das condições de trabalho ou qualquer comunicação que possa ter implicações jurídicas.
É possível automatizar o envio de e-mails certificados numa empresa?
Sim. Muitas plataformas de correio eletrónico certificado permitem a integração com sistemas de gestão para enviar automaticamente comunicações certificadas, melhorando a eficiência e reduzindo o erro humano.