Utilização do correio eletrónico certificado na gestão dos despedimentos e das sanções laborais

Todas as questões tratadas nos serviços de RH são de natureza particularmente sensível. A automatização das comunicações entre as empresas e os trabalhadores proporciona o imediatismo, a validade jurídica e a discrição indispensáveis nestas matérias.

Em particular, o correio eletrónico certificado é uma solução perfeita para a gestão de despedimentos e sanções. Analisamos por que razão é uma ferramenta tão vantajosa no local de trabalho.

Nesta ocasião, concentramo-nos nos seguintes pontos:

• Porque é que é imperativo que as comunicações de despedimentos ou sanções sejam fiáveis.
• Vantagens de escolher o correio eletrónico certificado: validade jurídica, confidencialidade e rapidez, e economia de custos.
• Aplicações mais frequentes: despedimentos, sanções e alterações contratuais.
• Chaves para o envio de um e-mail certificado para notificações laborais com garantias da sua plena validade legal.

Não sabes como enviar um e-mail certificado? Explicamos-te passo a passo no nosso guia!

Não existem dados fiáveis sobre os despedimentos contestados em Espanha, embora se verifique uma tendência contínua para o aumento. No entanto, no caso de uma ação judicial contra uma empresa, mais de 70% das decisões terminam em despedimento sem justa causa.

Este quadro explica, por si só, a importância de as notificações laborais serem efectuadas de acordo com os mais elevados padrões de legalidade. Tanto o trabalhador como a entidade patronal utilizam estas comunicações como prova essencial das suas pretensões. De facto, é obrigatório que o despedimento seja comunicado por escrito; o que é dito numa conversa tem de ser refletido num documento para ser válido.

Além disso, há outro aspeto importante, a confidencialidade de todas as comunicações relacionadas com o trabalho. Trata-se de assuntos que não podem cair nas mãos de terceiros que não os envolvidos. Se isso acontecer, pode afetar a sua validade jurídica.

Estas exigências valorizam a digitalização das notificações de despedimento ou de sanções. Um e-mail certificado cumpre todas elas, para além de agilizar estes procedimentos e reduzir os seus custos.

Acaba com as tuas dúvidas sobre a validade legal de um e-mail certificado em tribunal!

Porque é que as comunicações postais tradicionais continuam a ser utilizadas para os negócios da empresa? Certamente que existe alguma inércia, alguma inércia de “business-as-usual”. E também algum questionamento da sua integridade probatória, se houver contestações.

Estas reticências são injustificadas, tendo em conta as vantagens que uma empresa pode tirar da adoção desta solução de comunicação.

Prova legal de envio e receção

Não se trata de uma questão de opinião. Já se acumularam suficientes acórdãos que confirmam a validade dos despedimentos e das sanções comunicadas por meio de notificações digitais.

De facto, os tribunais competentes fazem questão de esclarecer que não existe um meio específico de entrega da carta de despedimento. O que importa é que cumpra os requisitos do Estatuto dos Trabalhadores e que a receção pelo trabalhador seja verificada.

Segurança e confidencialidade nas comunicações

O envio de uma mensagem de correio eletrónico permite um grau máximo de discrição. A pessoa responsável pelo envio escolhe a hora e o local mais adequados para o fazer sem qualquer perturbação externa.

Além disso, o próprio empregado recebe esta notícia de uma forma totalmente privada. Tens de pensar que uma carta registada é entregue em mão pelo funcionário dos correios. É verdade que ninguém lê o conteúdo ou sabe do que se trata, mas pode criar uma situação embaraçosa perante os outros colegas. Este é um incómodo que se evita com as comunicações registadas no computador.

Poupança de tempo e de custos

Não parece ser necessário sublinhar o imediatismo das mensagens electrónicas e as economias de custos que elas proporcionam, por exemplo, as relacionadas com consumo de papel ou de selos postais.

Outro aspeto interessante diz respeito ao armazenamento deste tipo de documentos. Em escritórios cada vez mais minimalistas e mais pequenos, cada metro ganho é valorizado, porque não há necessidade de armários de arquivo ou de armários, com toda a sua manutenção acrescida.

Os assuntos mais sensíveis tratados pelo departamento de RH são os que dizem respeito à cessação do contrato de trabalho ou à alteração das condições de trabalho de um trabalhador, bem como à aplicação de sanções disciplinares. São situações que devem ser comunicadas por escrito, cumprindo uma série de requisitos.

A comunicação por correio eletrónico certificado é possível e uma solução muito prática.

• Notificação de despedimento
  O e-mail deve incluir a carta de despedimento, indicando a causa e a data da rescisão. Deve também incluir o montante da indemnização, se for caso disso, e o cálculo da indemnização.
  Além disso, deve anexar qualquer documento ou prova que justifique o despedimento, se este for consequência de uma falta cometida pelo trabalhador.
• Comunicação de sanções disciplinares
  Mais uma vez, é importante incluir no correio eletrónico provas documentais que justifiquem a sanção. Naturalmente, a sanção deve ser especificada em pormenor.
• Outros casos: alterações contratuais e avisos
  Para as alterações das condições contratuais e, em geral, para as aplicações em que se pretende garantir o máximo rigor jurídico, é aconselhável ativar a opção de aviso de receção.

Verifica as diferenças entre o e-mail certificado e o bureaufax postal online– escolhe a fórmula mais vantajosa em cada situação!

Automatizar as comunicações jurídicas através do e-mail certificado tem benefícios inegáveis para a tua empresa, como já referimos. O e-mail certificado é, provavelmente, o exemplo mais evidente de como a simplicidade e a comodidade no envio de documentos são compatíveis com a eficiência e a plena legalidade.

Resumimos o processo de envio de um e-mail certificado em apenas três passos:

• Selecionar o prestador certo
  É essencial contratar um prestador de serviços fiável e qualificado, em vez de um que não possua esta qualificação. Esta é a chave para garantir que a tua correspondência digital é totalmente válida.
  Não penses que se trata apenas de uma plataforma, mas sim de uma testemunha que verifica a autenticidade de toda a mensagem. O Ministério da Transformação Digital é quem reconhece esta autoridade e ela passa a fazer parte da TSL (Trusted List of Trustworthy e-Service Providers).
• Conteúdo e formalidades legais
  Nas comunicações laborais, deve assegurar-se que o seu conteúdo está em conformidade com as disposições do Estatuto dos Trabalhadores. Por exemplo, os motivos do despedimento ou da sanção. É por isso que é tão importante que o sistema de correio eletrónico certifique a inalterabilidade do conteúdo da mensagem.
• Rastreio e registo das comunicações
  As datas e os prazos são decisivos para a comunicação de um despedimento ou de uma sanção e para a possibilidade de contestação subsequente. O envio de mensagens digitais certificadas permite-lhe controlar a entrega em tempo real e, igualmente importante, autenticar esta rastreabilidade a qualquer momento.

A comunicação omnicanal do Grupo MailComms permite-nos ativar outros canais de comunicação (SMS, WhatsApp, correio ou bureaufax eletrónico) em caso de várias tentativas falhadas de receção do e-mail certificado.

Esta é apenas uma das vantagens de nos contratar como seu fornecedor de serviços electrónicos qualificado e de confiança–contacta-nos e descobre o que temos para oferecer!