O que é a autenticação de um documento?

O autenticação de documentos é um processo efectuado para garantir que as informações contidas nesse documento são válidas e autênticas, ou seja, é um processo em que o documento é verificado para garantir que não foi modificado e/ou alterado e é assinado por um representante autorizado.

Neste artigo, explicaremos por que razão é importante autenticar um documento e guiá-lo-emos ao longo do processo.

Autenticar um documento significa validar a sua autenticidade e garantir que é uma cópia fiel do original, reduzindo o risco de fraude e assegurando que o documento cumpre os requisitos estabelecidos.

Quando um documento é autenticado, é-lhe aposto um carimbo ou certificado que atesta a sua autenticidade.

Isto é especialmente importante quando se trata de documentos legais ou de identidade, uma vez que garante que o documento é válido e legalmente reconhecido.

Os documentos autenticados são também utilizados para verificar a identidade de uma pessoa ou organização.

É importante notar que os documentos autenticados são geralmente vinculativos e podem ser utilizados como prova em caso de litígio.

• Ajuda a prevenir a fraude.
• Certificar-se de que os documentos são legítimos e não falsificados.
• Ajuda a evitar a utilização de documentos ilegais.
• Garante a segurança da informação.
• Proporciona uma camada adicional de segurança para os documentos.
• Proteger os interesses da empresa.

Existem duas formas de autenticar um documento:

1. Documentos emitidos em países que assinaram a Convenção de Haia de 5 de outubro de 1961. É suficiente uma única legalização ou “apostilha” emitida pelas autoridades competentes do país.
2. Documentos emitidos noutros países: devem ser legalizados por via diplomática.

A título de exceção, não é necessária a legalização de documentos emitidos nos Estados-Membros da União Europeia ou signatários do Acordo sobre o Espaço Económico Europeu. Do mesmo modo, os documentos emitidos pela Suíça, por acordo bilateral com a União Europeia, estão isentos de legalização.

Em todos os outros casos, os documentos emitidos no estrangeiro e destinados a serem utilizados nestes processos devem ser devidamente legalizados.

Quando falamos em apostilar um documento, referimo-nos à validação da sua autenticidade para que possa ser utilizado nos países membros da Convenção de Haia.

O procedimento de apostilha é necessário se tenciona utilizar o documento num país diferente do seu país de origem e consiste em apor num documento público, ou numa extensão do mesmo, uma apostila ou anotação que certifique a autenticidade da assinatura de documentos públicos emitidos num país signatário da 12.ª Convenção da Haia, de 5 de outubro de 1961, que suprime a exigência de legalização de documentos públicos estrangeiros que produzam efeitos noutro país signatário da referida Convenção.

Assim, os documentos emitidos num país signatário da Convenção que tenham sido certificados por uma Apostila devem ser reconhecidos em qualquer outro país da Convenção sem necessidade de autenticação adicional.

É importante notar que a Apostila só é válida nos países que são membros da Convenção de Haia de 1961.

Alguns exemplos comuns de documentos que podem exigir uma Apostila são:

• Certidões de nascimento
• Certidões de casamento
• Diplomas universitários
• Documentos do tribunal
• Actos notariais

Se o país onde pretende utilizar um documento não for membro da Convenção de Haia, terá de obter um certificado de autenticação.

Este certificado é emitido por um notário e é utilizado para verificar a autenticidade de um documento fora dos países da Convenção de Haia.

O processo de obtenção de um certificado de autenticação pode variar consoante o país e a regulamentação local.

Regra geral, é necessário apresentar o documento original e uma cópia autenticada a um notário, que verificará a autenticidade do documento e emitirá o certificado correspondente.

Normalmente, não é conservada uma cópia do documento no cartório; no entanto, é possível que o cartório conserve uma cópia autenticada do documento durante um determinado período de tempo para efeitos de arquivo e registo.

Esta cópia autenticada é utilizada para efeitos de referência e pode ser solicitada pelas partes envolvidas no futuro, se necessário.

Por último, é importante referir o seguinte:

• As políticas e práticas podem variar consoante o cartório notarial e a jurisdição. Por conseguinte, é aconselhável verificar com o cartório notarial específico onde pretende autenticar o documento para obter informações exactas sobre as suas políticas de conservação de cópias.
• Que o certificado de autenticação pode ter nomes diferentes consoante o país, como “legalização” ou “certificado de autenticidade”.

O processo de autenticação de um documento pode variar consoante o país e a regulamentação local.

Eis os passos gerais que deve seguir para autenticar um documento:

1. Obter uma cópia autenticada do documento original: Antes de autenticar um documento, é necessário obter uma cópia autenticada do original. Pode ser feito num cartório notarial ou numa entidade autorizada.
2. Verifique os requisitos do país de destino: Informe-se sobre se o país onde tenciona utilizar o documento exige uma apostila ou um certificado de autenticação. Isto determinará o processo específico que deve seguir.
3. Preparar o documento para autenticação: Certificar-se de que o documento está completo e em bom estado. Se necessário, traduzir o documento para outra língua e certificar-se de que a tradução é igualmente certificada.
4. Arquivar o documento junto de uma autoridade competente: Consoante o país, terá de apresentar o documento num notário público, num consulado ou numa entidade governamental. Verificarão a autenticidade do documento e emitirão a respectiva apostila ou certificado de autenticação.
5. Pagar as taxas correspondentes: Poderá ter de pagar uma taxa para autenticar o documento. O montante da taxa pode variar consoante o país e o tipo de documento.
6. Levantar o documento autenticado: Uma vez autenticado o documento, pode levantá-lo e utilizá-lo de acordo com as suas necessidades.

Lembre-se que cada país pode ter requisitos e procedimentos específicos para autenticar documentos.

É aconselhável investigar e consultar as autoridades competentes antes de iniciar o processo.

1. Autenticação de documentos: As taxas de autenticação de documentos variam consoante a entidade a quem o documento é apresentado e o tipo de autenticação requerida.
   Por exemplo, se precisar de autenticar um documento num cartório notarial, terá de pagar uma taxa que pode variar consoante o tipo de documento e a complexidade do processo.
2. Legitimação única ou Apostila: O preço exato dependerá em grande medida do número de documentos a apostilar e da instituição em questão.
   Regra geral, o preço pode variar entre 20 e 25 euros por documento.

No entanto, é aconselhável consultar a entidade competente para obter informações actualizadas sobre os custos de autenticação de documentos.

Esperamos que este artigo lhe tenha dado uma ideia clara da importância de autenticar um documento e de como o pode fazer. Lembre-se sempre de pesquisar e consultar as autoridades competentes para obter informações actualizadas e precisas sobre o processo de autenticação no seu país.