Enric Aranda León junta-se ao MailTecK & Customer Comms Group como Diretor de Desenvolvimento de Comunicações Legais na Catalunha, Ilhas Baleares e Valência. Aranda é licenciado em Arquitetura Técnica pela Universidade Politécnica da Catalunha. Com mais de 20 anos de experiência em vendas, trabalhou no departamento comercial de empresas como a Riso ou a Unipost. Nesta última, Enric especializou-se em produtos burofax, sendo responsável pelas principais contas da empresa. Enric fala sobre o futuro do burofax e das comunicações jurídicas em geral.
Que vantagens tem o PostaMail em relação a outras plataformas de processamento e distribuição de comunicações electrónicas?
Existem atualmente outras empresas que profissionalizam um serviço de distribuição de comunicações através das suas próprias plataformas, mas imprimem e entregam através de outras empresas. Por exemplo, há empresas que imprimem os burofaxes na própria empresa de correio. Nestes casos, a segurança e a proteção dos dados são inexistentes. No entanto, a nossa plataforma protege-nos do trânsito de informações para terceiros e do subsequente processo de depósito nos Correios, uma vez que trabalhamos diretamente com eles. É também de salientar que a nossa plataforma dispõe de um centro de impressão único. Para além disso, somos um fornecedor de serviços de confiança e temos a certificação ISO 27001. Esta última garante a confidencialidade e a integridade dos processos de tratamento dos dados dos nossos clientes, com base numa gestão eficaz da segurança da informação.
Oferece a possibilidade de aceder a vestígios de processos?
A plataforma facilita a rastreabilidade de todo o processo. Além disso, nos serviços com rastreabilidade, como o burofax, este rastreio é feito a partir da nossa plataforma, não temos de ir ao próprio sítio Web do operador postal. E não só podemos registar a rastreabilidade, como também certificamos o conteúdo. Dispomos de uma cópia de segurança de todas as entregas efectuadas a cada utilizador. Cada cópia é armazenada e pode ser utilizada tanto pelo utilizador como pelo administrador em caso de necessidade de verificação do conteúdo.
As empresas estão conscientes da utilidade do bureaufax, mas também reconhecem que a ferramenta está a tornar-se mais cara. Poder-se-á falar de negligência ao justificar a utilização desta comunicação?
Sim, há negligência. Há casos em que o burofax foi utilizado automaticamente para comunicações que não o exigiam. Isto aumenta os custos e podem ser utilizadas outras comunicações mais económicas, como a carta registada ou o correio eletrónico registado.
As comunicações electrónicas, e em particular as notificações electrónicas, adquiriram uma importância especial no âmbito das comunicações certificadas. Como é que a segurança e a inviolabilidade do correio eletrónico evoluíram nos últimos anos?
Todo este mundo das comunicações electrónicas está a ganhar ritmo porque são muito mais rápidas, algumas pessoas preferem-nas e valorizam o facto de o seu correio ser entregue desta forma, e o custo é muito inferior ao do correio em papel.
A sua validade e valor probatório serão iguais aos do burofax?
Provavelmente, mas não podemos ter a certeza de quando. Trata-se de uma questão bastante complexa, porque depende da lei. Atualmente, no caso de se ter em conta a validade jurídica do envio face a um possível problema jurídico, o burofax é normalmente mais utilizado; mas depende do que se pretende comunicar, da forma como se pretende comunicá-lo e da necessidade de demonstrar esse valor probatório.
A Experiência do Cliente é algo que o Marketing tem muito em conta quando envia as suas comunicações. O que é que acontece quando estas são puramente legais?
Hoje em dia, ainda há empresas que enviam os seus burofaxes como se fossem telegramas, com uma letra enorme, por vezes sem logótipo, a preto e branco, etc. Chegámos agora a um ponto em que as comunicações jurídicas requerem uma abordagem de “marketing”. É necessário encontrar uma forma de conciliar uma comunicação puramente jurídica, positiva ou negativa, sem, ao mesmo tempo, transmitir uma imagem tão dura da empresa que envia a correspondência. Queremos que o cliente receba o nosso burofax da forma mais amigável possível para aumentar a taxa de aceitação. Já estamos a trabalhar nisso. Por exemplo, somos o único fornecedor no mercado espanhol a oferecer uma solução de bureaufax a cores.
Outra questão que tem sido discutida em termos de expedição é a multicanalidade. Como é que este aspeto está a ser trabalhado atualmente?
Nos últimos anos, tem-se falado em deixar de usar papel. No entanto, nunca será completamente eliminado. As empresas estão a trabalhar na otimização das comunicações. Isto não significa que se desfaçam do papel. A nossa plataforma permite ao cliente evitar processos antes do envio, reduzindo uma série de custos: impressão, manuseamento, transporte, envio para os Correios, etc. O nosso trabalho consiste em digitalizar a gestão da correspondência da empresa. Isto permite à empresa poupar muito tempo e, por conseguinte, aumentar a sua produtividade. Além disso, estamos a caminhar para uma comunicação multicanal, em que a empresa pode decidir que tipo de canal é mais interessante para cada comunicação, podendo mesmo utilizar automaticamente um segundo canal se o primeiro não tiver funcionado. Isto optimiza todas as comunicações e facilita o seu controlo por parte das empresas. Procuramos o melhor canal para chegar a cada cliente.
Que novos desafios se colocam a este tipo de serviços de gestão integrada das comunicações numa era de inovação tecnológica?
Penso que o maior desafio já foi enfrentado, que é o impacto das comunicações electrónicas em todo o mundo; mas temos de estar preparados para as novas comunicações que serão geradas. Quem sabe se não trabalharemos com o burofax através de SMS certificados! Temos de estar abertos a outros desafios e, acima de tudo, ser os primeiros a detectá-los e a pô-los em prática.